Manual – Procedimiento de Atención de Solicitudes para el Ejercicio de los Derechos ARCO

MANUAL – PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE SOLICITUDES
PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS ARCO
OLVA COURIER S.A.C.

1. OBJETO DEL MANUAL

El presente Manual tiene por finalidad explicar, de manera clara y ordenada, el procedimiento que seguirá OLVA COURIER S.A.C. frente a cualquier solicitud presentada por una persona natural que desee ejercer sus Derechos ARCO:

• Acceso
• Rectificación
• Cancelación
• Oposición

respecto de los datos personales de los que sea titular y que se encuentren contenidos en los bancos de datos personales de titularidad de OLVA COURIER S.A.C.

Este procedimiento es aplicable a:

Alcance del Manual de Atención de Solicitudes ARCO

Campo     /     Detalle

Alcance: Personas vinculadas a OLVA

Incluye a: Clientes, posibles clientes, destinatarios de envíos, usuarios del sitio web, usuarios de plataformas, aliados comerciales, proveedores y público en general cuyos datos estén en nuestros bancos de datos personales.

2. ¿QUIÉN PUEDE EJERCER LOS DERECHOS ARCO?

El ejercicio de los Derechos ARCO puede realizarse por las siguientes personas:

Personas autorizadas para ejercer Derechos ARCO

N.º    /    Quién puede ejercer el derecho    /    Requisitos

• 1.- Titular de los datos personales: Acreditar su identidad y adjuntar copia simple legible de su Documento Nacional de Identidad (DNI) o documento equivalente (CE, pasaporte, etc.).
• 2.- Representante legal del titular: Acreditar la representación legal (por ejemplo, padre/madre o tutor de menor de edad), adjuntando documento que respalde dicha condición, además de la copia de su propio documento de identidad.
• 3.- Apoderado o representante designado para este trámite: Adjuntar: (i) copia del DNI o documento equivalente del representante, y (ii) copia del documento que acredite la representación (poder especial, carta poder u otro título válido).

Importante: Toda solicitud de ejercicio de Derechos ARCO deberá presentarse utilizando el Formulario de Derechos ARCO o un formato que contenga, como mínimo, los datos exigidos por la normativa, e incluir los adjuntos correspondientes (DNI y, de ser el caso, documentos de representación).

3. PRESENTACIÓN, RECEPCIÓN Y SUBSANACIÓN DE LAS SOLICITUDES

3.1. Presentación de la solicitud

Las solicitudes para el ejercicio de Derechos ARCO frente a OLVA podrán presentarse, principalmente, por los siguientes medios:

Medios para la presentación de solicitudes ARCO

Medio     /     Detalle

• Correo electrónico: Enviando la solicitud y los documentos adjuntos al correo: servicioalcliente@olva.com.pe, dirigida al responsable de protección de datos personales de OLVA.
• Otros canales habilitados: A través de los canales que OLVA pueda habilitar y comunicar en su sitio web o documentos oficiales (por ejemplo, formularios web específicos).

La solicitud deberá contener, como mínimo:

• Nombre y apellidos del titular.
• Tipo y número de documento de identidad.
• Domicilio o medio para recibir respuesta.
• Derecho que se desea ejercer (Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición).
• Descripción clara y precisa del pedido.
• Documentación de sustento (especialmente para Rectificación, Cancelación y Oposición).

3.2. Recepción y constancia

Recepción y constancia de solicitudes ARCO

Aspecto     /     Descripción

• Responsable de recepción: El Responsable de Protección de Datos Personales o responsable designado por OLVA para la atención de solicitudes ARCO.
• Constancia: Se dejará constancia de la fecha de recepción de la solicitud, mediante cargo, acuse de recibo o comunicación electrónica (según el canal utilizado).

3.3. Revisión de requisitos y subsanación

Si la solicitud no cumple con los requisitos mínimos (falta de datos identificatorios, documentación, derecho impreciso, etc.), se seguirá este flujo:

Flujo de revisión de requisitos y subsanación

Etapa    /    Plazo    /    Detalle

• Observación de la solicitud: Dentro de los 5 días hábiles siguientes de recibida. // OLVA formulará las observaciones que no puedan ser subsanadas de oficio y solicitará al titular que complemente o corrija la información.
• Plazo para subsanar: Hasta 5 días hábiles desde el día siguiente de recibir las observaciones. // El titular deberá remitir la información o documentos faltantes.
• Falta de subsanación:  —  // Si no se subsana dentro del plazo, la solicitud se considerará no presentada.

3.4. Requerimiento de información adicional

Si la información proporcionada fuese insuficiente o confusa, pero susceptible de aclararse:

Requerimiento de información adicional

Etapa    /    Plazo    /    Detalle

• Requerimiento de información adicional: Dentro de los 7 días hábiles siguientes de recibida la solicitud. // OLVA podrá solicitar documentación o aclaraciones adicionales para atender el pedido.
• Respuesta del titular: Hasta 10 días hábiles desde el día siguiente de recibido el requerimiento. // El titular deberá enviar la información adicional que considere pertinente.
• Falta de respuesta:  —  // Si el titular no responde dentro del plazo, la solicitud se considerará no presentada.

4. COSTO DEL TRÁMITE

Costo del trámite de solicitudes ARCO

Ítem     /     Condición

• Costo de la solicitud ARCO: Gratuito
• Tasas administrativas: No se cobra tasa o retribución económica alguna por la presentación y trámite de solicitudes de Derechos ARCO ante OLVA.

5. FORMA Y CARACTERÍSTICAS DE LA RESPUESTA

5.1. Forma de respuesta

OLVA responderá utilizando el mismo medio por el que se presentó la solicitud, salvo que el titular señale otro medio válido:

Forma de respuesta a solicitudes ARCO

Medio     /     Ejemplo

• Correo electrónico: Respuesta enviada al correo electrónico indicado en la solicitud.
• Carta u otro medio físico: Enviado al domicilio señalado, cuando así se solicite o resulte necesario.

5.2. Contenido y características

• La respuesta será clara, legible, comprensible y de fácil acceso.
• OLVA responderá todas las solicitudes, aun cuando no existan datos del titular en sus bancos de datos, informando tal situación.
• La respuesta se referirá a los datos o aspectos específicos indicados en la solicitud.
• La denegatoria total o parcial de una solicitud será debidamente motivada (justificada).

6. DESCRIPCIÓN DE LOS DERECHOS ARCO

6.1. Derecho de Acceso

Descripción del Derecho de Acceso

Aspecto     /     Detalle

a. ¿Qué permite? Conocer si OLVA trata datos personales tuyos y, en caso afirmativo, acceder a dicha información. Incluye conocer:

• Qué datos concretos se tratan.
• Cómo fueron obtenidos.
• Las finalidades del tratamiento.
• Si han sido compartidos con terceros o se prevén transferencias.

b. ¿Cuándo suele ejercerse? Especialmente cuando el titular no sabe o no recuerda cómo sus datos ingresaron en los bancos de datos de OLVA, o desea confirmar qué información concreta se conserva.

6.2. Derecho de Rectificación

Descripción del Derecho de Rectificación

Aspecto     /     Detalle

a. ¿Qué permite? Solicitar la corrección de datos personales que sean inexactos, erróneos, falsos, incompletos o desactualizados.
b. Requisitos:

• Indicar con precisión qué dato debe modificarse.
• Señalar cuál es la corrección o actualización solicitada.
• Adjuntar documentos que sustenten la procedencia de la rectificación.

c. También incluye: La actualización o incorporación de nuevos datos, siempre que se justifique su procedencia y sea coherente con las finalidades del banco de datos.

6.3. Derecho de Cancelación (Supresión)

Descripción del Derecho de Cancelación (Supresión)

Aspecto     /     Detalle

a. ¿Qué permite? Pedir la eliminación de tus datos personales cuando ya no sean necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recopilados, haya vencido el plazo de tratamiento, hayas revocado tu consentimiento o se estén tratando en contravención a la normativa.
b. Alcance: La solicitud puede referirse a todos los datos del titular en un banco de datos o solo a parte de ellos.
c. No procede cuando:

• Exista una obligación legal de conservar los datos.
• Sea necesario mantenerlos por razones estadísticas (debidamente anonimizadas).
• Sea imprescindible conservarlos en virtud de la relación contractual o por plazos legales de prescripción.

6.4. Derecho de Oposición

Descripción del Derecho de Oposición

Aspecto     /     Detalle

a. ¿Qué permite? Solicitar que no se lleve a cabo el tratamiento de tus datos personales o que cese dicho tratamiento para determinadas finalidades.
b. Supuestos típicos:

• Cuando tus datos hayan sido obtenidos de fuentes de acceso público sin tu consentimiento y consideres que existen razones válidas para que no se sigan tratando.
• Cuando, habiendo dado tu consentimiento, existan motivos fundados y legítimos relacionados con tu situación particular que justifiquen que OLVA cese un tratamiento específico (por ejemplo, tratamiento con fines de marketing).

c. Efecto: Si la oposición resulta justificada, OLVA procederá a cesar el tratamiento que dio lugar al pedido, salvo que exista una disposición legal que obligue a continuar con dicho tratamiento.

7. PLAZOS DE RESPUESTA

7.1. Derecho de Acceso

Plazo de respuesta para el Derecho de Acceso

Concepto     /     Plazo

• Respuesta a solicitud de Acceso: Máximo 20 días hábiles, computados desde el día hábil siguiente de presentada la solicitud completa. Si la solicitud es estimada, OLVA facilitará al titular la información requerida dentro de dicho plazo.

7.2. Derechos de Rectificación, Cancelación y Oposición

Plazo de respuesta para Rectificación, Cancelación y Oposición

Concepto     /     Plazo

• Respuesta a solicitudes de Rectificación, Cancelación u Oposición: Máximo 10 días hábiles, computados desde el día hábil siguiente de presentada la solicitud completa.

7.3. Ampliación de plazos

Los plazos antes mencionados podrán ser ampliados por una sola vez y por un período igual al inicialmente previsto, siempre que:

• Las circunstancias del caso lo justifiquen razonablemente, y
• OLVA comunique al titular dicha ampliación dentro del plazo original, señalando los motivos que la sustentan.

Toda respuesta negativa (total o parcial) a una solicitud ARCO deberá ser explicada y fundamentada.

8. INSTANCIA ADMINISTRATIVA – AUTORIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Si el titular de los datos personales considera que la respuesta otorgada por OLVA:

• Ha sido total o parcialmente negativa,
• No ha sido brindada dentro de los plazos establecidos, o
• No se ajusta a la normativa de protección de datos personales,

podrá presentar una reclamación ante la:

Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales

Ministerio de Justicia y Derechos Humanos


Mesa de Partes – Calle Scipión Llona 350, Miraflores, Lima, Perú.

Requisito previo:

Antes de acudir a la Autoridad Nacional, el titular deberá haber presentado previamente su solicitud de Derechos ARCO ante OLVA y haber obtenido una respuesta (explícita o tácita) dentro de los plazos legales.

9. BASE LEGAL

El presente Manual se sustenta, entre otras, en las siguientes normas:

Base legal del Manual ARCO

Norma     /     Descripción

• Ley N.° 29733: Ley de Protección de Datos Personales.
• Reglamento de la Ley de Protección de Datos Personales: Aprobado por Decreto Supremo vigente del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos (incluyendo las disposiciones sobre ejercicio de derechos ARCO y tutela, artículos 47 al 59 del Reglamento).
• Otras normas aplicables: Directivas, lineamientos y criterios emitidos por la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales y demás normativa complementaria.